企業(yè)知識產權管理規(guī)范

1　范圍

本標準規(guī)定了企業(yè)策劃、實施、檢查、改進知識產權管理體系的要求。

本標準適用于有下列愿望的企業(yè)：

a） 建立知識產權管理體系；

b)  運行并持續(xù)改進知識產權管理體系；

c） 尋求外部組織對其知識產權管理體系的評價。

事業(yè)單位、社會團體等其他組織，可參照本標準相關要求執(zhí)行。

2　規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用適用于本文件。

GB/T 19000－2008   質量管理體系  基礎和術語

GB/T 21374－2008   知識產權文獻與信息  基本詞匯

3　術語和定義

GB/T 19000－2008和 GB/T 21374－2008界定的以及下列術語和定義適用于本文件。

3.1　知識產權  intellectual property

在科學技術、文學藝術等領域中，發(fā)明者、創(chuàng)造者等對自己的創(chuàng)造性勞動成果依法享有的專有權，其范圍包括專利、商標、著作權及相關權、集成電路布圖設計、地理標志、植物新品種、商業(yè)秘密、傳統(tǒng)知識、遺傳資源以及民間文藝等。

[GB/T21374-2008,術語和定義3.1.1]

3.2　過程  process

將輸入轉化為輸出的相互關聯(lián)或相互作用的一組活動。

[GB/T19000-2008,定義3.4.1]

3.3　產品  product 過程的結果。

注1：有下列四種通用的產品類別：

——服務（如運輸）；

——軟件（如計算機程序、字典）；

——硬件（如發(fā)動機機械零件）；

——流程性材料（如潤滑油）。

許多產品由分屬于不同產品類別的成分構成，其屬性是服務、軟件、硬件或流程性材料取決于

產品的主導成分。例如：產品“汽車”是由硬件（如輪胎）、流程性材料（如：燃料、冷卻液）、

軟件（如：發(fā)動機控制軟件、駕駛員手冊）和服務（如銷售人員所做的操作說明）所組成。

注2：服務通常是無形的，并且是在供方和顧客接觸面上需要完成至少一項活動的結果。服務的

提可涉及，例如：

——在顧客提供的有形產品（如需要維修的汽車）上所完成的活動；

——在顧客提供的無形產品（如為準備納稅申報單所需的損益表）上所完成的活動；

——無形產品的交付（如知識傳授方面的信息提供）；

——為顧客創(chuàng)造氛圍（如在賓館和飯店）。

軟件由信息組成，通常是無形產品，并可以方法、報告或程序的形式存在。

硬件通常是有形產品，其量具有計數(shù)的特性。流程性材料通常是有形產品，其量具有連續(xù)的特

性。硬件和流程性材料經(jīng)常被稱為貨物。

[GB/T19000-2008,定義3.4.2]

3.4　體系  system

相互關聯(lián)或相互作用的一組要素。

[GB/T 19000-2008，定義3.2.1]

3.5　管理體系  management system

建立方針和目標并實現(xiàn)這些目標的體系。

注：一個組織的管理體系可包括若干個不同的管理體系，如質量管理體系、財務管理體系或環(huán)境管理

體系。

[GB/T 19000-2008，定義3.2.2]

3.6　知識產權方針  intellectual property policy

知識產權工作的宗旨和方向。

3.7　知識產權手冊  intellectual property manual

規(guī)定知識產權管理體系的文件。

4　知識產權管理體系

4.1　總體要求

企業(yè)應按本標準的要求建立知識產權管理體系，實施、運行并持續(xù)改進，保持其有效性，并形成文件。

4.2　文件要求

4.2.1　總則

知識產權管理體系文件應包括： 

a)知識產權方針和目標；

b)知識產權手冊；

c)本標準要求形成文件的程序和記錄。

    注：本標準出現(xiàn)的“形成文件的程序”，是指建立該程序，形成文件，并實施和保持。一個文件可以包括一個或多個程序的要求；一個形成文件的程序的要求可以被包含在多個文件中。       

4.2.2　文件控制

知識產權管理體系文件是企業(yè)實施知識產權管理的依據(jù)，應確保：

a)發(fā)布前經(jīng)過審核和批準，修訂后再發(fā)布前重新審核和批準；

b)文件中的相關要求明確；

c)按文件類別、秘密級別進行管理；

d)易于識別、取用和閱讀；

e)對因特定目的需要保留的失效文件予以標記。

4.2.3　知識產權手冊

編制知識產權手冊并保持其有效性，具體內容包括： 

a)知識產權機構設置、職責和權限的相關文件；

b)知識產權管理體系的程序文件或對程序文件的引用；

c)知識產權管理體系過程之間相互關系的表述。

4.2.4　外來文件與記錄文件

編制形成文件的程序，規(guī)定記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存和處置所需的控制。對外來文件和知識產權管理體系記錄文件應予以控制并確保：

a)對行政決定、司法判決、律師函件等外來文件進行有效管理，確保其來源與取得時間可識別；

b)建立、保持和維護記錄文件，以證實知識產權管理體系符合本標準要求，并有效運行；

c)外來文件與記錄文件完整，明確保管方式和保管期限。

5　管理職責

5.1　管理承諾

最高管理者是企業(yè)知識產權管理的第一責任人，應通過以下活動實現(xiàn)知識產權管理體系的有效性： 

a)制定知識產權方針；

b)制定知識產權目標；

c)明確知識產權管理職責和權限，確保有效溝通； 

d)確保資源的配備；

e)組織管理評審。

5.2　知識產權方針

最高管理者應批準、發(fā)布企業(yè)知識產權方針，并確保方針：

a)符合相關法律和政策的要求；

b)與企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展相適應；

c)在企業(yè)內部得到有效運行；

d)在持續(xù)適宜性方面得到評審；

e)形成文件，付諸實施，并予以保持； 

f)得到全體員工的理解。 

5.3　策劃

5.3.1　知識產權管理體系策劃

最高管理者應確保:

a)理解相關方的需求，對知識產權管理體系進行策劃，滿足知識產權方針的要求；

b)知識產權獲取、維護、運用和保護活動得到有效運行和控制；

c)知識產權管理體系得到持續(xù)改進。

5.3.2　知識產權目標

最高管理者應針對企業(yè)內部有關職能和層次，建立并保持知識產權目標，并確保：

a)形成文件并且可考核；

b)與知識產權方針保持一致，內容包括對持續(xù)改進的承諾。

5.3.3　法律和其他要求

最高管理者應批準建立、實施并保持形成文件的程序，以便： 

a)識別和獲取適用的法律和其他要求，并建立獲取渠道；

b)及時更新有關法律和其他要求的信息，并傳達給員工。

5.4　職責、權限和溝通

5.4.1　管理者代表

最高管理者應在企業(yè)最高管理層中指定專人作為管理者代表，授權其承擔以下職責：

a)確保知識產權管理體系的建立、實施和保持；

b)向最高管理者報告知識產權管理績效和改進需求；

c)確保全體員工對知識產權方針和目標的理解；

d)落實知識產權管理體系運行和改進需要的各項資源；

e)確保知識產權外部溝通的有效性。

5.4.2　機構

建立知識產權管理機構并配備專業(yè)的專職或兼職工作人員，或委托專業(yè)的服務機構代為管理，承擔以下職責：

a)制定企業(yè)知識產權發(fā)展規(guī)劃；

b)建立知識產權管理績效評價體系；

c)參與監(jiān)督和考核其他相關管理機構；

d)負責企業(yè)知識產權的日常管理工作。

其他管理機構負責落實與本機構相關的知識產權工作。

5.4.3　內部溝通

建立溝通渠道，確保知識產權管理體系有效運行。

5.5　管理評審

5.5.1　評審要求

最高管理者應定期評審知識產權管理體系的適宜性和有效性。

5.5.2　評審輸入

評審輸入應包括：

a)知識產權方針、目標；

b)企業(yè)經(jīng)營目標、策略及新產品、新業(yè)務規(guī)劃；

c)企業(yè)知識產權基本情況及風險評估信息；

d)技術、標準發(fā)展趨勢；

e)前期審核結果。

5.5.3　評審輸出

評審輸出應包括：

a)知識產權方針、目標改進建議； 

b)知識產權管理程序改進建議；

c)資源需求。

6　資源管理

6.1　人力資源

6.1.1　知識產權工作人員

明確知識產權工作人員的任職條件，并采取適當措施，確保從事知識產權工作的人員滿足相應的條件。

6.1.2　教育與培訓

組織開展知識產權教育培訓，包括以下內容：

a)規(guī)定知識產權工作人員的教育培訓要求，制定計劃并執(zhí)行；

b)組織對全體員工按業(yè)務領域和崗位要求進行知識產權培訓，并形成記錄；

c)組織對中、高層管理人員進行知識產權培訓，并 形成記錄；

d)組織對研究開發(fā)等與知識產權關系密切的崗位人員進行知識產權培訓，并形成記錄。

6.1.3　人事合同

通過勞動合同、勞務合同等方式對員工進行管理，約定知識產權權屬、保密條款；明確發(fā)明創(chuàng)造人員享有的權利和負有的義務；必要時應約定競業(yè)限制和補償條款。

6.1.4　入職

對新入職員工進行適當?shù)闹R產權背景調查，以避免侵犯他人知識產權；對于研究開發(fā)等與知識產權關系密切的崗位，應要求新入職員工簽署知識產權聲明文件。

6.1.5　離職

對離職的員工進行相應的知識產權事項提醒；涉及核心知識產權的員工離職時，應簽署離職知識產權協(xié)議或執(zhí)行競業(yè)限制協(xié)議。

6.1.6　激勵

明確員工知識產權創(chuàng)造、保護和運用的獎勵和報酬；明確員工造成知識產權損失的責任。

6.2　基礎設施

根據(jù)需要配備相關資源，以確保知識產權管理體系的運行：

a)軟硬件設備，如知識產權管理軟件、數(shù)據(jù)庫、計算機和網(wǎng)絡設施等；

b)辦公場所。

6.3　財務資源

應設立知識產權經(jīng)常性預算費用，以確保知識產權管理體系的運行：

a)用于知識產權申請、注冊、登記、維持、檢索、分析、評估、訴訟和培訓等事項；

b)用于知識產權管理機構運行；

c)用于知識產權激勵；

d)有條件的企業(yè)可設立知識產權風險準備金。

6.4　信息資源

應編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：

a)建立信息收集渠道，及時獲取所屬領域、競爭對手的知識產權信息；

b)對信息進行分類篩選和分析加工，并加以有效利用；

c)在對外信息發(fā)布之前進行相應審批； 

d)有條件的企業(yè)可建立知識產權信息數(shù)據(jù)庫，并有效維護和及時更新。

7　基礎管理

7.1　獲取

應編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：

a)根據(jù)知識產權目標，制定知識產權獲取的工作計劃，明確獲取的方式和途徑；

b)在獲取知識產權前進行必要的檢索和分析；

c)保持知識產權獲取記錄；

d)保障發(fā)明創(chuàng)造人員的署名權。

7.2　維護

應編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：

a)建立知識產權分類管理檔案，進行日常維護；

b)知識產權評估；

c)知識產權權屬變更；

d)知識產權權屬放棄；

e)有條件的企業(yè)可對知識產權進行分級管理。

7.3　運用

7.3.1　實施、許可和轉讓

應編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：

a)促進和監(jiān)控知識產權的實施，有條件的企業(yè)可評估知識產權對企業(yè)的貢獻； 

b)知識產權實施、許可或轉讓前，應分別制定調查方案，并進行評估。

7.3.2　投融資

投融資活動前，應對相關知識產權開展盡職調查，進行風險和價值評估。在境外投資前，應針對目的地的知識產權法律、政策及其執(zhí)行情況，進行風險分析。

7.3.3　企業(yè)重組

企業(yè)重組工作應滿足以下要求：

a)企業(yè)合并或并購前，應開展知識產權盡職調查，根據(jù)合并或并購的目的設定對目標企業(yè)知識產權狀況的調查內容；有條件的企業(yè)可進行知識產權評估。

b)企業(yè)出售或剝離資產前，應對相關知識產權開展調查和評估，分析出售或剝離的知識產權對本企業(yè)未來競爭力的影響。

7.3.4　標準化

參與標準化工作應滿足以下要求：

a)參與標準化組織前，了解標準化組織的知識產權政策；將包含專利和專利申請的技術方案向標準化組織提案時，應按照知識產權政策要求披露并做出許可承諾；

b)牽頭制定標準時，應組織制定標準工作組的知識產權政策和工作程序。

7.3.5　聯(lián)盟及相關組織

參與或組建知識產權聯(lián)盟及相關組織應滿足以下要求：

a)參與知識產權聯(lián)盟或其他組織前，應了解其知識產權政策，并進行評估；

b)組建知識產權聯(lián)盟時，應遵循公平、合理且無歧視的原則，制定聯(lián)盟知識產權政策；主要涉及專利合作的聯(lián)盟可圍繞核心技術建立專利池。

7.4　保護

7.4.1　風險管理

應編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：

a)采取措施，避免或降低生產、辦公設備及軟件侵犯他人知識產權的風險；

b)定期監(jiān)控產品可能涉及他人知識產權的狀況，分析可能發(fā)生的糾紛及其對企業(yè)的損害程度，提出防范預案；

c)有條件的企業(yè)可將知識產權納入企業(yè)風險管理體系，對知識產權風險進行識別和評測，并采取相應風險控制措施。

7.4.2　爭議處理

應編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：

a)及時發(fā)現(xiàn)和監(jiān)控知識產權被侵犯的情況，適時運用行政和司法途徑保護知識產權；

b)在處理知識產權糾紛時，評估通過訴訟、仲裁、和解等不同處理方式對企業(yè)的影響，選取適宜的爭議解決方式。

7.4.3　涉外貿易

涉外貿易過程中的知識產權工作包括：

a)向境外銷售產品前，應調查目的地的知識產權法律、政策及其執(zhí)行情況，了解行業(yè)相關訴訟，分析可能涉及的知識產權風險；

b)向境外銷售產品前，應適時在目的地進行知識產權申請、注冊和登記；

c)對向境外銷售的涉及知識產權的產品可采取相應的邊境保護措施。

7.5　合同管理

加強合同中知識產權管理：

a)應對合同中有關知識產權條款進行審查，并形成記錄；

b)對檢索與分析、預警、申請、訴訟、侵權調查與鑒定、管理咨詢等知識產權對外委托業(yè)務應簽訂書面合同，并約定知識產權權屬、保密等內容；

c)在進行委托開發(fā)或合作開發(fā)時，應簽訂書面合同，約定知識產權權屬、許可及利益分配、后續(xù)改進的權屬和使用等；

d)承擔涉及國家重大專項等政府支持項目時，應了解項目相關的知識產權管理規(guī)定，并按照要求進行管理。

7.6　保密

應編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：

a)明確涉密人員，設定保密等級和接觸權限；

b)明確可能造成知識產權流失的設備，規(guī)定使用目的、人員和方式；

c)明確涉密信息，規(guī)定保密等級、期限和傳遞、保存及銷毀的要求；

d)明確涉密區(qū)域，規(guī)定客戶及參訪人員活動范圍等。

8　實施和運行

8.1　立項

立項階段的知識產權管理包括：

a)分析該項目所涉及的知識產權信息，包括各關鍵技術的專利數(shù)量、地域分布和專利權人信息等；

b)通過知識產權分析及市場調研相結合，明確該產品潛在的合作伙伴和競爭對手；

c)進行知識產權風險評估，并將評估結果、防范預案作為項目立項與整體預算的依據(jù)。 

8.2　研究開發(fā)

研究開發(fā)階段的知識產權管理包括：

a)對該領域的知識產權信息、相關文獻及其他公開信息進行檢索，對項目的技術發(fā)展狀況、知識產權狀況和競爭對手狀況等進行分析；

b)在檢索分析的基礎上，制定知識產權規(guī)劃；

c)跟蹤與監(jiān)控研究開發(fā)活動中的知識產權，適時調整研究開發(fā)策略和內容，避免或降低知識產權侵權風險；

d)督促研究人員及時報告研究開發(fā)成果；

e)及時對研究開發(fā)成果進行評估和確認，明確保護方式和權益歸屬，適時形成知識產權；

f)保留研究開發(fā)活動中形成的記錄，并實施有效的管理。

8.3　采購

采購階段的知識產權管理包括：

a)在采購涉及知識產權的產品過程中，收集相關知識產權信息，以避免采購知識產權侵權產品，必要時應要求供方提供知識產權權屬證明；

b)做好供方信息、進貨渠道、進價策略等信息資料的管理和保密工作；

c)在采購合同中應明確知識產權權屬、許可使用范圍、侵權責任承擔等。

8.4　生產

生產階段的知識產權管理包括：

a)及時評估、確認生產過程中涉及產品與工藝方法的技術改進與創(chuàng)新，明確保護方式，適時形成知識產權；

b)在委托加工、來料加工、貼牌生產等對外協(xié)作的過程中，應在生產合同中明確知識產權權屬、許可使用范圍、侵權責任承擔等，必要時應要求供方提供知識產權許可證明；

c)保留生產活動中形成的記錄，并實施有效的管理。

8.5　銷售和售后

銷售和售后階段的知識產權管理包括：

a)產品銷售前，對產品所涉及的知識產權狀況進行全面審查和分析，制定知識產權保護和風險規(guī)避方案；

b)在產品宣傳、銷售、會展等商業(yè)活動前制定知識產權保護或風險規(guī)避方案；

c)建立產品銷售市場監(jiān)控程序，采取保護措施，及時跟蹤和調查相關知識產權被侵權情況，建立和保持相關記錄；

d)產品升級或市場環(huán)境發(fā)生變化時，及時進行跟蹤調查，調整知識產權策略和風險規(guī)避方案，適時形成新的知識產權。

9　審核和改進

9.1　總則

策劃并實施以下方面所需的監(jiān)控、審查和改進過程：

a)確保產品、軟硬件設施設備符合知識產權有關要求；

b)確保知識產權管理體系的適宜性；

c)持續(xù)改進知識產權管理體系，確保其有效性。

9.2　內部審核

應編制形成文件的程序，確保定期對知識產權管理體系進行內部審核，滿足本標準的要求。

9.3　分析與改進

根據(jù)知識產權方針、目標以及檢查、分析的結果，制定和落實改進措施。